オンライン商談に失敗しないためのポイント15選！メリット&注意点も！

コロナ禍において「不要不急」の外出が制限され、多くの企業で対面営業を自粛しています。そんななか、注目を集めているのが「オンライン商談」。これを取り入れることで、営業を継続できるだけでなく、コスト削減や人材育成面でも大きなメリットがあります。一方で、導入にはいくつかの注意点も……。

これらの特徴を踏まえ、オンライン商談を成功させるには、フェーズに合わせて15のポイントがあります。今回は、オンライン商談が注目される背景から、5つのメリット、そして導入の際の5つの注意点。さらには、失敗しないオンライン商談の15のポイントまで、調査結果や事例を交えて詳しくご紹介します。

オンライン商談とは

オンライン商談とはその名のとおり、「Zoom」などのインターネットツールを利用して、営業活動や商談を行うことで「リモート営業」とも呼ばれます。

近年、このオンライン商談を導入する企業が増えています。実際に、エン・ジャパン株式会社が運営する求人支援サービス『engage（エンゲージ）』の利用企業を対象としたアンケート（対象：1,056社）では、その43%でオンライン商談が導入されていることがわかりました。

オンライン商談が注目される背景

それではなぜ今、オンライン商談が注目されているのでしょうか。先出のアンケート結果を見てみると、

という結果となりました。やはりパンデミックの影響により、出張だけでなく直接の訪問営業もままならなくなってしまったことから、オンライン商談にシフトする企業が増えていることが分かります。

【出典】1000社が回答！「オンライン商談」実態調査 ―『エンゲージ』アンケート―

オンライン商談の5つのメリット

オンライン商談を導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。一つずつ見ていきましょう。

1 コロナ禍でも営業活動を止めない

コロナ禍においては、「不要不急」がタブー視されます。当然、営業活動も顧客にとっては「不要不急」であり、営業のアポイントをコロナ理由に断られた…という方も少なくないのでは？しかし、オンライン商談であれば対面する必要が無いため、コロナの感染状況に左右されることはありません。
実際に、先ほどご紹介したエン・ジャパンの調査でも、オンライン商談を導入し利点に感じることとして、70％の企業が「新型コロナウイルス感染拡大に対応できる」と回答しています。

【出典】1000社が回答！「オンライン商談」実態調査 ―『エンゲージ』アンケート―

2 移動時間の節約で、生産性向上も

「営業アポイントの移動時間だけで、半日終わってしまった…」という経験はありませんか？私も広島県で広告営業をしていたとき、広島市内のオフィスから、週に3日間宮島へ通っていました。JRと船を乗り継いで、ドアtoドアで片道1時間……。週で換算すると宮島への移動だけで６時間、月だと24時間以上を費やしていました。多忙を極める業務の中で「移動」に時間を奪われることを、大きなストレスに感じていました。

オンライン商談は、それをゼロにしてくれます。営業担当者のストレスを軽減するだけでなく、空いた時間に別の商談を入れることもでき、業務効率がアップ。さらには、その移動時間の分、早く帰宅することで長時間労働の是正など、働き方改革、そして人件費の削減にも繋がるでしょう。

3 交通費・人件費などのコスト削減

「移動が無い」ということは、公共交通機関やタクシー料金、社用車のガソリン代、さらには従業員の残業代など様々な側面から大きくコスト削減できます。出張の場合なら、長距離移動の料金やホテル代、出張手当も削減可能でしょう。
まずは、毎月自社の交通費がどの程度かかっているのかをチェックし、実際に、その交通費の価値のある商談が行われているのか、またそれがオンライン商談に置き換えられないかを検討してみる必要があるでしょう。

4 販路が全国、そして世界へ広がる

これまで対面のみで営業していた場合、その顧客の多くは同じ県内などある程度エリアが限定されていました。しかし、オンライン商談であればその垣根を超えて、全国、もっと言えば世界に商談エリアを広げることができます。
実際に、爪付きジャッキなどを取り扱う今野製作所（東京都）では、2020年に製品展示場を拠点としたオンライン商談をスタート。展示場内に配信設備を配置し、複数のカメラを使って営業マンがオンラインで説明。それまで接点のなかった地方や海外にも営業範囲を広げ、受注にも成功しています。

【出典】オンライン販促開拓ナビ／公益社団法人　東京都中小企業振興公社

5 人材育成に活用できる

オンライン商談は録画が可能であるため、人材育成にも活用できます。一般的に営業の手法を教育する場合、OJTとして営業同行などの手法が使われます。しかし、オンライン商談の録画であれば、同行しなくともそのノウハウを共有することができます。それだけなく、時間や場所を問わず繰り返し視聴できたり、商談の前に見返したりと、まさに「eラーニング教材」として利用可能。複数の拠点がある場合でも、特定の優秀な営業マンの商談を全社に共有できるため、多くの社員がナレッジを享受でき、拠点ごとの教育の質を統一することもできます。

オンライン商談の5つの注意点

オンライン商談はメリットばかりではありません。導入する際の注意点もしっかり理解しましょう。

1 オフィスで商談する場合、周囲の音が入ってしまう

オンライン商談で最も大きな課題とも言えるのが、この周囲の環境問題。特に、オフィスに居ながら商談する場合、周囲の音声や生活音が入ってしまいます。すると、声が聞こえづらかったり、商談に集中できなかったり、時には情報漏洩のリスクも……。

実際に、株式会社プラザクリエイト本社の調査（対象：オンライン会議を実施したことのあるビジネスパーソン400名）によると、「イヤホンをしてオンライン会議をしている人の声が大きくて迷惑」と感じたことのある人が約41％にのぼりました。

会議室を予約しておくという方法で解決できそうですが、そもそもの数が限られており「会議室難民」が急増しています。同調査でも「直近半年の中で会議室が足りないと感じた」という人は、半数以上となりました。

【出典】One-Bo by PLAZA CREATE／株式会社プラザクリエイト本社

2 ツール導入のコスト、教育が必要になる

オンライン商談を導入するには、そもそもツールが必要不可欠です。安定したインターネット環境の整備から、ツールに対応したスペックのパソコン、ノイズキャンセリング機能付きイヤホン、オンライン会議用マイク、モニター、さらにはカメラが必要な場合もあるでしょう。また、ソフト面として、「Zoom」「Skype」の有料プランや、営業に特化した機能を持ったオンライン商談ツールの契約など……。場合によっては大きな導入コストがかかります。また、ITツールの扱いに慣れていない人材には、別途教育も必要になることも忘れてはいけません。

3 商品や資料の実物を見せることができない

対面とオンラインで最も大きな違いと言えるのが、現物を見せることができないという点にあります。つまり、素材感や重量、使用感などを伝えることができないのです。また、先出の調査結果を見ると「オンライン商談を導入しない理由」として多くの企業が「対面でないと商材・サービスの案内が難しい」と回答。そもそもオンライン商談に向いていない商材もあるのです。例えば、ITツールに慣れてない高齢者を対象としたサービスや、「座り心地」など”感覚”が重視され、かつ価格の高い商品などが挙げられます。

【出典】1000社が回答！「オンライン商談」実態調査 ―『エンゲージ』アンケート―

4 相手の集中力が続かない

対面会議とオンライン会議、オンラインの方が長く感じるな…と思ったことはありませんか？また、オンライン会議中に資料作成やメール返信など、他の作業に時間を使った経験のある方も、少なくないのでは。人間の集中力は15分しかもたない、という説もあります。特にオンラインはこちら側の熱意が伝わりにくく、双方向になりにくいため「参加している」という意識が薄れやすい。相手の集中を切らさない、もしくは集中力が続いている間に簡潔に伝えるなどの、対面営業の時とは違った対策が必要になります。

5 対面よりも意図が伝わりにくい

昨今オンライン会議や商談が増えたことによって課題になっているのが、この「伝わらない」問題。ここで、営業マンなら一度は耳にしたことのある、「メラビアンの法則」をご紹介します。これは、人がコミュニケーションを取るとき、相手に与える印象を

としたもので、非言語コミュニケーションの重要性を論じています。オンラインでは顔より下が映らない場合が多く、ボディーランゲージも伝わらず、声のトーンの変化も掴みにくい。また、視線が合いにくく、画面越しの表情も捉えづらいため、相手がどのように感じているのかが分からないのです。

オンライン商談に失敗しないための15のコツ

それでは、オンライン商談を成功させるには、どんなコツがあるのでしょうか？今回は準備、商談当日、商談中、商談後の4つのフェーズで15のポイントをご紹介します。

準備段階（7つのコツ）

準備を制する者は、オンライン商談を制す！と言っても過言ではありません。まずは、準備段階のコツです。

安定したネットワークを確保する

商談に限らず、オンラインで会話していた時に、突然相手の人が消えた、固まった、音声が途切れたなどの経験はありませんか？当然のことながら、オンライン商談には安定したネット回線が必要不可欠。

実際に、オンライン会議サービス「Zoom」が公式に推奨している帯域幅は、

となっています。ただ、自身のオンライン環境がどの程度なのかご存知ない方も多いのでは！？インターネットの通信速度をワンクリックで測定できる「USEN GATE 02」という無料ツールもあります。一度試してみる価値あり！

【参考】Zoomヘルプセンター／Zoom Video Communications,Inc.

【参考】USEN GATE 02／株式会社USEN ICT Solutions

通信トラブルの際の対応も検討しておく

どれだけ準備していても、通信トラブルが発生してしまえば面談はストップします。突然のことに、この後どうすればいいのかとオロオロしてしまいがち……。
画面や音声が止まってしまった場合、事前に送付しておいた資料を確認いただきながら、電話対応に切り替える、という方法もあります。通信障害の際の対応方法も事前に共有しておき、電話番号も確認しておくなど、トラブルに対する準備も怠らないようにしましょう。

先方のITリテラシーや、どこから参加するのかを把握

例えばオンライン会議システムを利用する場合、先方担当者のITリテラシーによっては、参加の方法が分からないという場合もあります。簡単なマニュアルを作成して送付したり、可能であれば事前に一度繋いでみる、などの工夫が必要です。

また、先方が参加する環境が会社であれば、安定したインターネット回線であることが想定されますが、自宅であればその限りではありません。当日、どこから参加されるかも確認しておくと良いでしょう。

周囲の雑音が入らない場所を確保する

オンライン商談の一番の懸念点「周囲の雑音」。会話が聞き取りにくいと意思疎通も難しくなり、情報漏洩の観点から相手に不信感を与えかねません。事前に会議室の予約を取っておくことが必須ですが、物理的に難しい場合には、ノイズキャンセリング機能のついたイヤホンやヘッドホンを準備する、また特定の方向からの音を拾いやすい指向性マイクを準備するなどの方法もあります。
最近では、パーソナルミーティングスペース「One-Bo」など、ボックス型の小型会議室などを導入する企業も増えています。

【参考】One-Bo by PLAZA CREATE／株式会社プラザクリエイト本社

相手の課題感を把握しておく

オンライン商談は、ホームページからの「問い合わせ」や「資料請求」をきっかけに発生するケースも多いと言われています。ただ、オンラインの場合、競合他社と比較されている可能性も高い、ということも忘れてはいけません。
問い合わせ内容を把握し、具体的な課題の仮説を立て、自社のサービスでそれをどのように解決できるのか、解決策のパターンもいくつか準備しておくなど、相手に合わせたオーダーメイドの提案を心がけましょう。

資料を事前に送付しておく

オンライン商談であれば、資料共有は必須となります。ただし、画面共有がうまくいかなかったり、見づらくなってしまう場合も……。資料は、事前にPDFなどで送付しておき、お互いに印刷して手元に準備しておくことが理想です。あらかじめ資料を見ていただくことで、先方が自身の疑問点を把握しておけるというメリットもあります。

また、対面営業と同じ資料を使うことは避けましょう。オンラインはあくまでも画面上であることを意識し、大きな文字で分かりやすく作成する必要があります。

資料だけでは商品の良さが分かりにくいもの、例えば機械など動作そのものが強みである場合などは、よりそのモノについての情報が伝わる動画を制作するなど、コンテンツを充実させましょう。

前日には必ず、リマインドメールを送付

オンライン商談は対面と比較して手軽にセッティングが可能。その反面、忘れられたり、リスケされてしまいやすい、という懸念点もあるのが事実です。前日には必ずリマインドメールを送付しましょう。また、その際に、オンライン会議システムのURLや、会議室に入る方法なども再度記載しておきます。

商談当日（3つのコツ）

次に、商談の当日。商談までにやっておくべきことをご紹介します。

事前に機器を接続し、シミュレーションしておく

アポイント当日、早めに機器を接続し、通信環境や音の聞こえ方などをシミュレーションしておきましょう。何かしらのトラブルがあっても、アポイントまでに時間があれば解決方法を探ることができます。

アイスブレイクのネタを準備しておく

対面と違い、オンライン商談では名刺交換がありません。そのため、そこで発生するようなアイスブレイク的な会話が発生しにくいと言われています。事前に先方の企業のホームページやSNSなどで旬なネタを仕入れておくなどの準備をしましょう。

他にも、先方の拠点エリアのコロナ感染状況を把握しておき会社への影響を聞いてみる、相手の画面の背景にあるものや、背景画像について触れる…などのアイデアもあります。
ただし、オンライン商談の場合、通信障害のリスクがあったり、集中が続きにくいなどの特徴もあるため、長々と話すのではなく、手短に済ませましょう。

5分前には接続しておく

商談の会議には5分前には接続し、待機しておきましょう。ギリギリに接続してしまうと、通信に時間がかかった場合に遅刻してしまう場合があります。その際、マイクをオフにすることを忘れずに！不意に会話したことや周囲の音が、先方に聞こえてしまうリスクがあります。

商談中（3つのコツ）

いよいよ商談です。3つのコツをご紹介します。

自己紹介を忘れない

先ほどご紹介したように、オンライン面談では名刺交換がありません。そのため、つい自己紹介を忘れてしまいがちですが、直接会えないからこそ、こちら側のことを知ってもらうために自己紹介が重要です。当日使用する資料の1ページ目に、プロフィールシートを入れておくと良いでしょう。

盛り込む内容としては、

などがあります。印象に残るエピソードを話すことで「あ、あの話の人」と覚えてもらいやすくなります。また、仕事への向き合い方やビジョンを話すことで、安心や信頼を獲得できます。ただし、どちらも具体性が重要。誰でもできるような自己紹介では逆効果です。

顔や声の表情に気を配る

「伝わりにくい」と言われるオンライン商談では、特に顔や声の表情に気をつけましょう。一つのポイントはカメラを見て話す、ということ。画面上の相手を見ても、視線は合いません。
次に、オンライン商談では主に上半身しか見えていません。そのため、同意を意味するうなづき、目や口の表情、手の動きなど、不自然にならない程度にいつもより大きめを意識します。声のトーンも臨機応変に変え、基本的に大きな声でゆっくり話しましょう。

一方的に話すのではなく、双方向の会話を心がける

オンラインでは、相手の表情から読み取れるものが少なく、疑問に感じているのか、納得しているのかが分かりにくいという特性があります。相手に明らかな表情の変化がなくとも、定期的に相手の理解度を確認しながら進めることが大切です。また、質問についても「貴社の◎◎というサービスにマッチしそうだと考えますが、いかがでしょうか？」など、より具体的に問いかけるようにしましょう。

商談後（2つのコツ）

最後に、商談後のコツです。オンライン商談は対面よりも印象に残りにくいと言われています。しっかりフォローして、受注に繋げましょう！

商談後、お礼のメールを忘れない

直接会えないオンライン商談は、信頼関係を構築しにくいと言われています。商談を終えた後は、すぐにお礼のメールを送付しましょう。ただし、定型ではなく、今回の商談で分かったこと（先方の課題感など）や、それに対して自社の商品やサービスでどのように解決できると考えているのか、さらには次のステップとしてどのような提案を考えているのかまで書けると、競合他社との差別化をはかれるでしょう。

営業後の丁寧なフォローを欠かさない

オンライン商談で出た質問や宿題に対しては、すぐに回答しましょう。対面営業の場合、宿題を次回のアポイントに繋げる場合も少なくありませんが、深い関係性が構築しづらいオンライン商談の場合、その宿題を即座に返却することで、信頼の獲得に近づけます。

また、商品やサービスについてのウェビナーを案内したり、先方の課題解決につながりそうな情報を定期的に送るなど、マメに連絡を取りましょう。その際、やはり気をつけたいのが「誰にでも送っているような資料感」を出さないこと！相手に合わせてカスタムして送付することで、少しずつ信頼を得られるでしょう。

まずは現状を把握し、自社に最適な導入方法を探ろう

いかがでしたか？コロナ禍で注目されているオンライン商談ですが、営業活動を拡大できたり、コスト削減・営業効率化に繋がったり…という大きなメリットがあります。しかし一方で、意図が伝わりにくい、周辺環境の整備が必要などの注意点も。まずは、自社の商品や顧客の特性を把握し、オンライン商談にマッチしているかどうかを精査してみましょう。その上で、失敗しないためのポイントを一つずつクリアし、営業活動の再開、販路の拡大を目指しましょう！

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