オフィス環境に問題があると、従業員同士の連携や作業効率が悪くなってしまいます。その結果、生産性も上がりません。
この記事では、オフィス環境を改善することでもたらされるメリットや課題を解説し、これら課題を解決するための実用的なアイデアを5つ紹介します。ぜひ参考のうえ、自社での改善策を検討してみてください。
なぜ必要？オフィス環境の改善が企業へもたらすメリット
オフィス環境は業務をする上で従業員にさまざまな影響を及ぼします。環境を改善することで、さまざまなメリットが企業・従業員双方にもたらされます。
オフィス環境の改善による主な3つのメリット
従業員のストレス軽減による、業務効率アップが期待できる
オフィスが暗かったり、狭かったりして居心地がよくないと、従業員はストレスを感じます。仕事に対するモチベーションがなかなか上がらないだけでなく、集中力も低下し、場合によっては心と身体の調子も悪くなります。その結果、業務効率も下がってしまうのです。
一方、オフィスの環境が良好に整備されていれば、従業員のストレスを軽減できます。十分な明るさや広さがあり、整理整頓が行き届いた清潔なオフィスなら、居心地がよいのはいうまでもありません。
目の前の仕事に集中しやすくなり、業務効率向上も期待できます。従業員の仕事に対するモチベーション向上も図れます。
コミュニケーションが活性化し、雰囲気の改善や生産性の向上が見込める
オフィス環境が整っていれば、社内の雰囲気もよくなり社内コミュニケーションも活性化しやすくなります。
レイアウトなども、従業員同士の連携が効率的に行えるかを左右する重要な要素の1つです。固定席を持たないフリーアドレス制の導入やパーテーションの撤去など、連携を取りやすくための工夫が必要です。
従業員同士のコミュニケーションが活性化すれば、お互いの信頼関係を深化したり、チーム内の連携を効率化させたりすることも可能です。職場の人間関係は、従業員のモチベーションに大きく影響することから、その改善は従業員エンゲージメントの向上にもつながります。
従業員エンゲージメントが高まれば、生産性の向上や離職率低下を期待できます。従業員同士の交流や意見交換が盛んになることで、新しいアイデアが生まれやすくなるのもメリットといえます。
企業価値を高め、優秀な人材の確保にもつながる
従業員にとって居心地がよく連携を取りやすいオフィス空間は、生産性向上に大きく寄与します。新しいアイデア・新しいサービス・新しい技術が生まれやすい環境となり、最終的には企業価値の向上も目指せるのです。
また、オフィス環境の改善は優秀な人材の確保にもつながります。株式会社プラストが行った「転職に関するアンケート調査」によれば、回答者の57.4％が転職時に興味がある情報として、社内環境と答えました。
このアンケートの対象者は、転職を検討している20～35歳の若手社員です。アンケートの結果から、将来性のある若い世代の社員を採用するためには、オフィス環境の整備が重要であることがわかります。若い世代も、居心地がよく業務しやすいオフィス環境は魅力的に感じるのです。
（引用元：【若手社員1,100人にアンケート調査！】転職の際、給与以外で重視するポイントは●●と判明！？企業ブランディングの向上に繋がる活動とは…！？）
「ウィズコロナ時代」に企業が抱えるオフィスの課題
新型コロナウイルスの感染拡大により、オフィス環境も変化が求められています。コロナウイルスの予防対策が取られていない職場では、従業員は安心して業務できません。企業は従業員を感染から守るのをはじめ、その中でも快適な業務環境を確保することが必要です。ここではウィズコロナ時代において、企業が解決すべきオフィスの課題を解説します。
新型コロナウイルスなど、感染防止対策の強化
オフィス内で新型コロナウイルスなどの感染を予防するためには、3密（密閉・密集・密接）の回避が重要です。具体的には、会議室・応接室のように閉じられた空間ではできるだけ密閉を避けるため、半個室化する方法があります。
セミオープンスペースを確保し、そこで会議を行うようにするのも有効です。
密集を防ぐためには、ソーシャルディスタンスを確保するように座席同士の距離を取ります。どうしても距離を離せないときには、アクリル製のパーテーション・ローパーティションを採用するのも一案です。
テレワークの拡大による出社人数の変動
新型コロナウイルスの感染拡大を防止する目的で、企業での働き方も大きく変わりました。具体的にはテレワークが急速に普及し、日々の出社人数が一定でなくなっています。テレワーク自体は働き方改革関連事業としても効果的なので、今後も活発に行われる見通しです。
出社人数が減ったり、日々変動したりするため、オフィス環境も変更する必要があります。従来のオフィス環境は、こういった状況を考慮していないからです。従来のままでは、従業員同士のコミュニケーションも非効率的となり、生産性も落ちてしまいます。
機会が急増したWeb会議用スペースの不足
新型コロナウイルス感染拡大以降、オフィスでの働き方で他に大きく変わったのはWeb会議の利用機会が急増したことです。ですが、従来のオフィス環境はWeb会議を多用することを想定していません。
少人数のWeb会議が頻繁に行われるようになることから、会議室を利用している場合、予約が取りにくくなるといった状況が発生します。
自席でWeb会議をすることもできなくはありませんが、「会議での発言内容を周りに聞かれたくない」と考える従業員も少なくありません。会議内容を周囲に聞かれることは、セキュリティ的にもよいとはいえません。
イヤホンをすることで、自分の声が大きくなっていることに気づかないこともあります。結果、イヤホンボイス問題が発生し、周囲の集中力を低下させ迷惑をかけることも少なくありません。
従業員にとって働きやすいオフィスとは？改善時に注意すべき4つのポイント
オフィス環境における課題を解決するために注意すべきポイントは以下の4つです。
1.効率的な動線や、業務に適したレイアウトを検討する
Web会議やコミュニケーションツールが発達したとはいえ、従業員同士が実際に対面してコミュニケーションをすることも重要です。顔をあわせて話をした方が、表情から細かいニュアンスが伝わりやすくなり、コミュニケーションが円滑に進むこともあります。
オフィス環境を設計する際は、従業員同士が口頭でコミュニケーションを取りやすいよう配慮することも必要です。
レイアウトや動線の取り方によって、従業員同士のコミュニケーションが効率的に行えるか否かに大きな差が生じます。ただし、企業や職場によって、オフィスに適した設計は異なるので注意しなくてはなりませせん。
自社や部署・課内などでどのようにレイアウトを設計すればよいか、動線をどのように確保すれば効率的か検討することが重要なのです。
2.室温や照明の明るさ、音環境など「居心地のよさ」にも気を配る
空間としての居心地の良さもオフィス環境には重要な要素です。居心地が良い空間の方が、業務効率が向上するのはいうまでもありません。
室温は、暑過ぎても寒過ぎても従業員の作業効率に大きく影響します。多数の従業員にとって快適と感じられる温度設定を心がけなくてはなりません。
照明の明るさも、居心地に影響するポイントです。極端に明るかったり暗かったりすると、目や身体全体が疲労しやすくなります。外の明るさに応じて時間によって照明の明るさをかえたり、部屋の使用目的ごとに明るさを工夫したりするのも大切です。
また、うるさいと感じる環境であると業務に集中できません。業務をしている従業員の気が散ることのないよう、音の環境にも配慮が必要です。
3.プライバシーが確保できる空間も用意する
他の従業員からの視線や声が気になって、業務に集中できないという人も少なくありません。コミュニケーションの取りやすさばかり重視してレイアウトを設計すると、プライバシーが維持できず集中しにくい環境となってしまいます。
また、他の人との距離が近すぎるとパーソナルスペースが確保できず、ストレスが生じることから、適切な距離設定が必要です。コミュニケーションの取りやすさとバランスを取りつつ、一定のプライバシーが確保しやすい環境づくりを目指します。
4.従業員へのリサーチを行い、具体的な改善点を洗い出す
オフィス環境を改善するために注意すべきポイントはさまざまです。オフィスによって、どのように設計するべきかも異なります。オフィスを問わず、一律に「こうすればよい」という黄金律はありません。
そこで、オフィス改善にあたり、従業員へのリサーチを積極的に行い、どのように改善すればよいか徹底的に洗い出すのも効果的な方法です。たとえばチームごとの担当者を招集して、オフィス環境改善のための意見を集約する会議を開く方法もあります。
具体的な方法は？課題を解決する、オフィスの改善アイデア5つ
ウィズコロナ時代に企業が抱えるオフィスの課題や、オフィス環境の改善にあたり注意すべきポイントをみてきました。これらの点を踏まえ、オフィス環境改善のアイデアを5つ紹介します。
1.飛沫を防ぎ、必要に応じてコミュニケーションもとれる「背面式レイアウト」の採用
背面式レイアウトとは、隣席とパーテーションで区切りつつ、通路をはさんでチーム内のメンバーと互いに背を向けて座る設計です。チーム内のコミュニケーションが取りやすい上、通路を集約できることからスペースを効率よく使えるのがメリットです。コロナウイルス対策の視点からみれば、互いの飛沫を避けやすくなる点もメリットだといえます。
コロナ対策も兼ねたレイアウト方法のひとつとして、背面式レイアウトも検討するとよいです。なお、座席同士の間隔はソーシャルディスタンス確保のため、2m以上空けるようにします。
2.出社人数の変化に対応できる「フリーアドレス制」の導入
フリーアドレス制とは、従業員ごとの固定席を確保せず、仕事をする席を適宜自由に選べる方式です。フリーアドレス制ならその時の状況により自由に席を選べるため、チームや部署にとらわれずコミュニケーションを取りやすくなります。
そのほか、無駄な私物を持ちにくくなることから、オフィスの整理整頓が進みやすいのもメリットです。フリーアドレス制はコロナの感染防止対策や働き方改革の一環としてテレワークを推進する上でも、適したオフィス設計のスタイルといえます。
3.柔軟なレイアウト変更を実現する「可動式家具」の選定
オフィスのレイアウトは定期異動や組織改編などで変更する必要が生じることがあります。そうした際にもレイアウトを柔軟かつ簡単に変更できるように、デスク・収容棚などのオフィス家具は可動式を選ぶとよいです。
また、可動式家具を多く導入しておけば、会議スペースを臨時で用意するのも比較的容易です。テーブルや椅子を空いたスペースに集めるだけで、簡易的な会議スペースになります。
この際、オフィスで使うデスク選びも重要です。作業しやすい広いデスクを用意することが推奨されます。小さくてデスクが使いづらいと、業務する従業員のストレスにもつながるからです。
4.「空気の流れ」を意識したレイアウト設計
オフィス内の空気が滞留し、湿って汚れた空気が溜まると、不快に感じるようになります。オフィス内の酸素量が低下すると、頭痛や息苦しさの原因にもなるため、健康にもよくありません。
そのような環境では集中力も低下します。特にコロナ禍の昨今では、換気によって空気を清浄に保つことも感染防止のために重要です。
まず、空気がどこからオフィス内へ入り、どこへ抜けていくかを把握し、その流れがスムーズになるようレイアウトを工夫します。あわせて換気設備が正常に動作しているかのチェックや、定期的な手入れも欠かせません。
5.Web会議用としても使える、「ファミレス席」や「集中ブース」の設置
快適かつ業務を効率化できるオフィス環境作りに、「ファミレス席」や「集中ブース」を活用する事例も多いです。ファミレス席とは、ファミレスなどでみられる、1つのテーブルを複数人で囲むような形態の席を指します。
ファミレス席のメリットは用途によって自由に使えることです。社内ミーティング用のスペースにできるほか、自席でしづらいWeb会議用のスペースとしても活用されます。衝立のようなグッズを活用すれば、セミクローズな空間にすることも可能です。
一方、集中ブースとは、1人での業務に集中できるよう設計されたオフィス空間を指します。周囲を囲うタイプのほか、他人の視線や声が遮断できるように衝立などで遮ったセミクローズのタイプなどがあり、オフィス環境により選択可能です。
集中ブースは、周囲から遮断され、映像・音声に集中できることからWeb会議用のスペースとしても活用されます。
また、フリーアドレス制をはじめ、コミュニケーションを重視して設計されたオフィス環境では、1人作業に集中できるスペース確保も重要です。集中ブースは、そういった際にも有効な選択肢となります。
Web会議用スペースや集中ブースとして活用できる「One-Bo」の導入もおすすめ
「One-Bo」は人の目を気にせず1人での業務に集中したりWeb会議を行ったりしやすいよう設計された個室空間です。フォトサービスショップを全国に展開する「プラザクリエイト」がZoom日本法人ZVC Japanと共同で開発しました。
「One-Bo」は1人がちょうど入れるボックスタイプの個室空間を実現します。
内部は遮音性に優れており、大声で叫んだりしない限り中の声が外に漏れることはありません。ボックスと外部を隔てるスマートグラスは透明ですが、スイッチ操作1つでスモークがオンとなって不透明に変化します。これにより、よりプライベートが保護された空間として活用することも可能です。
そのほか、換気ファンや収納棚、USB付きコンセントを備えており、内部で快適に作業できます。
「One-Bo」はWeb会議用のスペースに使えるだけでなく、集中ブースとしての利用にも最適です。プラザクリエイトが証明写真ボックス事業で蓄えたノウハウを活用することで、低価格かつ短納期を実現しました。企業規模であっても導入しやすく設計されている点も大きなメリットといえます。
まとめ
オフィス環境を改善することで、従業員の作業効率を向上させ、従業員同士のコミュニケーションを活発化させることができます。
デスクのレイアウトや動線を工夫するとともに、居心地の良い環境を作るように心がけましょう。また、ウィズコロナ時代に合わせて、従業員が1人で行う作業やWeb会議に集中できる空間の確保も必要です。
従業員がモチベーションを保って働き続けられる環境をつくり、生産性の向上を目指しましょう。
